1. ลดต้นทุน

‍

จริงอยู่ว่าคอมฯที่ซื้อมาเมื่อ 3 ปีที่แล้วหากทำงานช้าลง เราสามารถเปลี่ยนฮาร์ดแวร์บางอย่าง หรือ เพิ่มหน่วยความจำอีกหน่อย เพื่อให้ใช้งานได้ดีเท่าเดิม แต่แน่นอนว่าสิ่งนี้เทียบไม่ได้กับการเปลี่ยนอุปกรณ์ใหม่ คอมพิวเตอร์ที่มีอายุการใช้งานมากกว่า 4 ปีนั้น ค่าซ่อมแพงกว่าซื้อใหม่ และคอมพิวเตอร์ที่มีอายุมากกว่า 4 ปีนั้น มีโอกาสเสียมากกว่าคอมพิวเตอร์ใหม่ถึง 1.9 เท่า ซึ่งเทียบเป็นเงินราว $261 ต่อเครื่อง (หรือ 9,191 บาท) ต้นทุนแฝงจากการใช้คอมพิวเตอร์ที่มีอายุการใช้งานมากกว่า 4 ปี ทำให้ประสิทธิผลในการทำงานลดลง หรือเสียเวลาในการทำงานมากถึง 157 ชั่วโมงต่อปี

นอกจากนี้ยังมีงานวิจัยจากมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ คณะเศรษฐศาสตร์ เรื่อง การเปรียบเทียบต้นทุนทางเศรษฐศาสตร์ สนับสนุนว่า การเช่าเครื่องคอมพิวเตอร์มีต้นทุนรวมต่ำกว่าการจัดซื้อ 17.8% ข้อมูลดังกล่าวเป็นเหตุผลที่ชี้ให้เห็นว่า การเช่าคอมพิวเตอร์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพมากกว่าในการบริหารจัดการในระยะยาว

‍

2. ลดขั้นตอน และลดเวลาในการดำเนินงาน ทั้งในส่วนของเจ้าหน้าที่ไอที และเจ้าหน้าที่พัสดุ

ลดภาระงานของเจ้าหน้าที่พัสดุในการจัดซื้อนอกจากจะทำเรื่องจัดซื้อแล้ว ในอนาคตยังต้องทำเรื่องเบิกค่าซ่อมแซม ลงบันทึกค่าเสื่อม หรือหากเจ้าหน้าที่ไอทีต้องการฮาร์ดแวร์ หรืออะไหล่ตัวใหม่ เพื่อมาซ่อมประกอบ ทางพัสดุเองก็ต้องดำเนินงานหลายครั้งในเรื่องของเอกสาร ในระยะเวลา 3 ปี ที่ต้องจัดซื้อคอม อะไหล่ เบิกค่าซ่อมแซมบำรุงรักษา ต้องทำใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง หรือการตรวจรับ ต้องดูแลงานเอกสารหลายส่วนอาจจะกระทบกับงานอื่นๆ การเช่าจึงเข้ามาแก้ปัญหานี้ โดยลดภาระด้านงานเอกสาร การดำเนินการเรื่องการปรับปรุงทะเบียนครุภัณฑ์ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ รวมถึงลดความกังวลในการแทงจำหน่ายที่ไม่ครบถ้วน หรือไม่เป็นไปตามเกณฑ์

‍

3. ลดความเสี่ยงจากการถูกโจมตี

หลายๆหน่วยงานไม่มีแผนสำหรับเปลี่ยนอุปกรณ์ใหม่ เนื่องจากกังวลว่าเครื่องอาจจะไม่รองรับกับระบบที่มีอยู่เดิม อีกทั้งไม่เห็นถึงความจำเป็นในการอัปเกรดอุปกรณ์ไอที อย่างไรก็ตามงานวิจัยของ Microsoft มีการเปิดเผยว่า ระบบปฏิบัติการณ์คอมพิวเตอร์รุ่นเก่า ไม่เพียงส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังสร้างความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์อย่างมหาศาลให้แก่ธุรกิจ การเช่าคอม หน่วยงานจะได้ Software ลิขสิทธิ์สำหรับใช้งานซึ่งช่วยในการอัพเดตระบบให้ทันสมัยอย่างต่อเนื่อง รวมถึงแก้ไขช่องโหว่ บั๊ก หรือการเพิ่มฟีเจอร์ใหม่เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งาน

นอกจากนี้การเช่าคอมพิวเตอร์ทำให้เข้าถึงเทคโนโลยีใหม่และทันสมัยตลอดเวลา หน่วยงานจะได้ประโยชน์เรื่องความปลอดภัยทางไซเบอร์ และการประหยัดไฟ เนื่องจากฮาร์ดแวร์ใหม่มีการพัฒนาสถาปัตยกรรมในส่วนนี้ด้วย

4. ลดภาระเงินบำรุง

การเช่าคอมพิวเตอร์สามารถกำหนดค่าใช้จ่ายได้แน่นอน เนื่องจากเป็นการผ่อนชำระ จำนวน 36 งวด ทำให้ฝ่ายวางแผนการใช้จ่ายสามารถกำหนดนโยบายการใช้จ่ายได้ชัดเจน ไม่ต้องสำรองค่าใช้จ่ายสำหรับซ่อมบำรุงเอาไว้ เอาเงินไปพัฒนาส่วนอื่นๆ จัดสรรงบประมาณได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

การเปลี่ยนจากการจัดซื้อครุภัณฑ์ซึ่งนับเป็นการลงทุน มาเป็นการจ้างเหมา (งบดำเนินงาน) ทำให้หน่วยงาน สามารถแบ่งชำระ ก็จะทำให้หน่วยงานควบคุมสัดส่วนการลงทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยสามารถเช่าเครื่องคอมพิวเตอร์ทีละ 30 เครื่อง ได้โดยไม่ต้องเข้าประมูล เนื่องจากเข้าลักษณะการจ้างเหมาและสามารถโดยใช้งบประมาณไม่เกิน 500,000 บาท ต่อปี ทำให้หน่วยงานไม่ต้องทำการประมูล สามารถใช้งบดำเนินงานในการดำเนินการได้เลย

ตัวอย่าง แบบสัญญาเช่าคอมพิวเตอร์ กระทรวงสาธารณสุข

สรุป

หน่วยงานภาครัฐหลายๆ แห่ง จึงมองเห็นทางเลือกเรื่อง การเช่า ที่จะเข้ามาเปลี่ยนแปลงการบริการจัดการทั้งเรื่องเงิน คน และเวลา หากเปรียบเทียบกับการจัดซื้อ เนื่องจากการเช่าคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ของแผนกไอที ออกเป็นการชำระรายเดือน ได้ถึง 36 งวด รวมบริการซ่อมแซมบำรุงรักษา ลดภาระเจ้าหน้าที่พัสดุในการบริหารจัดการทรัพย์สินในระยะยาว เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการด้านการเงิน โดยสามารถคาดการณ์ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า หน่วยงานมีกระแสเงินสดสำหรับดำเนินงาน ซึ่งตรงนี้ก็จะมีผลต่อรูปแบบการทำบัญชีและผลงานด้านการบริการการเงินงานการคลังของหน่วยงาน อย่างมีนัยยะสำคัญอีกด้วย